[[hr:brix:start|Početna]]
====== Sustav upravljanja dokumentima (DMS) ======

^ Softversko rješenje //Sustav upravljanja dokumentima (DMS)// (engl. **D**ocument **M**anagement **S**ystem)) omogućuje spremanje dokumenata raznih formata (PDF, JPG, dokumenta izrađenih u uredskim aplikacijama itd) u oblaku koji su onda dostupni sa bilo kojeg mjesta i uređaja povezanog na internet.\\  \\  Arhiviranje dokumenata je samo jedno od funkcionalnosti //Sustava upravljanja dokumentima (DMS)// koji aktivno podržava cijeli proces s definiranim procedurama za brzo i efikasno upravljanje dokumentima, od njihovog nastanka, pregleda, pretraživanja, odobrenja i distribucije. Omogućuje bržu i lakšu suradnju i komunikaciju među zaposlenicima, osobito kada su na različitim zemljopisnim lokacijama.  |

===== Funkcionalnosti =====
  * Bilješke na dokumentu u obliku [[hr:brix:tags]] i komentara
  * Pohranu i pristup inačicama((Inačica je verzija dokumenta)) pojedinih dokumenata
  * Pretraživanje po raznim kategorijama kojim se omogućuje brzi pronalazak dokumenta
  * Revizija (audit) za pregled pristupa, postavljanja i ažuriranje pojedinog dokumenta i njegovih inačica
  * Dodjela i ograničenje ovlasti za pristup i ažuriranje pojedinog dokumenta korisnicima Brix-a
  * Preuzimanje i ispis pohranjenih dokumenata
  * Više korisnika može istovremeno pregledati isti dokument
  * Sigurnost i ograničavanje pristupa dokumenata dodjelom prava čitanja i/ili ažuriranje na razini kombinacije odjela, pojedinačnog korisnika i/ili grupe korisnika
  * Mogućnost automatiziranog spremanja u PDF formatu svih dokumenata i izvještaja koji se izrađuju u ostalim modulim Brix-a (npr. računa, otpremnica, primki, odluka, izvještaja i sl.)
  * Mogućnost automatske objave odabranih dokumenata na internetskim stranicama tvrtke

===== Podaci dokumenata =====
Osnovni podaci koji se vežu za svaki dokument uveden u //Sustav upravljanja dokumentima (DMS)// su:
  * Datum izvornog dokumenta
  * Urudžbeni broj
  * Naziv, odnosno opis dokumenta
  * Objaviti na Web - Objava dokumenta na internetskim stranicama tvrtke.
  * [[#Razina pristupa]]
  * [[#Razina pristupa, ažuriranja i grupa]]
  * [[hr:brix:tags]]
  * [[#Lokacija]]
  * [[hr:brix:opaska|Opaska]]
==== Razina pristupa i ažuriranja ====
Svakom dokumentu u DMS-u je moguće ograničiti //Razinu pristupa// i //Razinu ažuriranja//.
  * //Razina pristupa// zadaje "tko" može "pogledati" dokument.
  * //Razinu ažuriranja// zadaje "tko" može ažurirati, brisati i općenito ispravljati spremljeni dokument.

Moguće //razina pristupa i ažuriranja// su:
  * //**[[hr:brix:dms_groups|Grupama korisnika]]**// - Svim korisnicima koji su članovi navedenih grupa.
  * //**Javnost**// - Svi korisnici koji imaju pristup tvrtci i sustavu upravljanja dokumentima (DMS).
  * //**Korisniku (vlasniku)**// - Isključivo korisnik koji je dokument inicijalno postavio u DMS.
  * //**Unutar odjela**// - Svi korisnici koji imaju dozvolu pristup navedenim odjelima tvrtke.

==== Oznake ====
Osim mogućnosti da se svakom dokumentu dodijeli jedan ili više [[hr:brix:tags]], svaki se dokument može vezati na jedan ili više podataka ili dokumenata u Brix-u kao npr. na [[hr:brix:employees]], [[hr:brix:partners]], [[hr:brix:job_cards]], [[hr:brix:quotes]], [[hr:brix:invoices]], [[hr:brix:goods]], [[hr:brix:vehicles]], [[hr:brix:filings]], [[hr:brix:consents]] itd.

==== Lokacija ====
Fizička lokacija gdje je arhiviran izvornik dokumenta. Format i struktura označavanja fizičkih lokacija dokumenata je proizvoljan. Moguće je npr. sljedeća kombinacija:  //RI03A12// koja ima sljedeće značenje:
  * **//RI//** - Poslovnica //RI//jeka
  * **//03//** - Ured broj //03//
  * **//A//** - Ormar //A//
  * **//12//** - Registrator //12//

==== Opaske ====

===== Upis i pregled dokumenata =====
Dokumenti se upisuju i pregledavaju u //Sustav upravljanja dokumentima (DMS)// sljedećim obrascima:
  * [[hr:brix:dms_inboxes]]
  * [[hr:brix:kartica_dms|DMS Kartica]] raznih obrazaca kao npr. u [[hr:brix:employees]], [[hr:brix:partners]], [[hr:brix:job_cards]], [[hr:brix:quotes]], [[hr:brix:invoices]], [[hr:brix:goods]], [[hr:brix:vehicles]], [[hr:brix:filings]], [[hr:brix:consents]], i sl.
  * [[hr:brix:dms_docs]]