Odobrenje kupca je podvrsta faktura te se upisuje u obrascu Računi (IRA).

Inicijalno zaključivanje odobrenja knjigovodtsveno se ne knjiži izravno na kontima kupca i PDV-a jer odobrenje je važeće tek kada kupac ovjeri i navede u kojem razdoblju će korigirati svoj obračun PDV-a. Ovo vrijedi za sve poduzetnike bez obzira da li rade obračun PDV-a po naplaćenoj ili obračunatoj realizaciji.

Odobrena roba se odmah vraća na zalihe kao i podaci o prihodima od usluga se korigiraju.

Po primitku ovjerenog odobrenja, u obrascu fakture na odobrenju treba upisati datum u odgovarajućem obračunskom razdoblju PDV-a i tipkom [POTVRDI] potvrditi odobrenje.

Nakon potvrđivanja odobrenje će dobiti dodatna knjiženja kojim će se “aktivirati” PDV i stvarno odobrenje kupca. Pojednostavljeni primjer računovodstvenih knjiženja: