Za svaku vrstu GDPR dokumenta ili obrasca koji se automatski generira u modulu GDPR, potrebno je napraviti odgovarajući predložak. Svaka tvrtka ima svoj predloške, prilagođeni vlastitim potrebama, koji se brzo i jednostavno može kreirati iz takozvanog nultog predloška. Nulti predložak može kreirati samo 'superuser' i to kopiranjem postojećeg predloška iz bilo koje tvrtke. Predložak se može izraditi u svakom od trenutno podržanih jezika.

Predložak se sastoji iz nekoliko dijelova, a unos započinje izborom vrste dokumenta i jezikom na kojem se želi kreirati novi predložak. Ako za tu vrstu dokumenta postoji nulti predložak na odgovarajućem jeziku, automatski će se popuniti sva ostala polja koja potom možete urediti i prilagoditi potrebama tvrtke za koju radite.

• Zaglavlje - tekst koji se ispisuje prije naslova (naziva) dokumenta. Može imati nekoliko redova, a unutar teksta se može ubaciti jedno ili više zamjenskih polja. Zamjensko polje se piše velikim slovima i omeđeno je uglatim zagradama. Lista zamjenskih polja s njihovim značenjima nalazi se ispod obrasca. Gdje god u tekstu predloška upišete [POD], prilikom ispisa dokumenta pojavit će se naziv tvrtke.
• Naslov - tekst u više redova koji se ispisuje iza zaglavlja centrirano i masnim slovima. Naslov može imati više redova i zamjenska polja.
• Tekst - slobodan tekst koji se ispisuje iza naslova, a prije stavki (članova dokumenta). Također može imati više redova i odgovarajuća zamjenska polja.
• Potpis - slobodan tekst koji se ispisuje nakon stavki (članova). Također može imati više redova i odgovarajuća zamjenska polja, a obično služi za potpisivanje dokumenta.

Samo je naslov obavezno polje. Sva ostala se mogu izostaviti, ako nisu potrebna.

Tipkom <SPREMI> predložak se trajno zapisuje u bazu podataka, nakon čega se pojavljuje kartica za unos stavki. Možete upisati neograničen broj stavki za svaki dokument, a redoslijed ispisa određuje se rednim brojem (#) kojeg sami upisujete.

Stavka se sastoji od slijedećih polja:

• # - redni broj stavke
• Naslov - naslov stavke koji se ispisuje centrirano i pojačano. Može imati više redova i zamjenska polja. Primjer: “Član 1”.
• Tekst - slobodan tekst u više redova sa zamjenskim poljima.

Predložak za “Privolu” ne treba imati stavke, jer se one automatski kreiraju za svaku vrstu osobnog podatka. Ako ih ipak upišete, neće se prikazivati.

Predlošci za Zbirke podataka sadrže samo Naslov i STAVKE. Zaglavlje, tekst i potpis ne treba upisivati, jer će se automatski generirati.

Razlikujemo dvije vrste predložaka za zbirke osobnih podataka:

• Sistemske su predlošci koji se automatski generiraju i izrađuju za podatke koje se nalaze u sustavu Brix-a. To su podaci iz obrazaca Zaposlenici, Partneri fizičke osobe, Kontakti, Članovi, Korisnici poslovnih aplikacija, Evidencija prisustva na radu, Bilten i Reversi zadužene opreme.
• Opće su predlošci za zbirke osobnih podataka koje se ne nalaze izravno u sustavu Brix-a već se nalaze na drugim lokacijama (Excel tablice, ormari, fasciklima…)

U predlošcima zbirki osobnih podataka nepotrebno je i ne mogu se koristiti zamjenska polja jer su predloškom zbirke osobnih dokumenata izrađuje dokument kojim tvrtka opisuje kako postupa i kako regulira određene potrebe i praktične situacije. Tim dokumentom se ne obraćamo izravno ispitaniku i shodno tomu nema potrebe navoditi konkretnu email adresu, telefon ili sl.

Npr. ako u tom dokumentu opisujemo “Pravo na prigovor” umjesto:

Ispitanik ima pravo, u slučaju nezakonite obrade njegovih osobnih podataka,
uložiti prigovor na obradu osobnih podataka da se obrati  voditelju zbirke
osobnih podataka ([OVL]) ili službeniku za zaštitu osobnih podataka e-mailom
([DPE]), pismom ([DPA]) ili telefonom ([DPT]).

Voditelj obrade više neće obrađivati osobne podatke osim ako dokaže da postoje
uvjerljivi legitimni razlozi za obradu koji nadilaze interese, prava i slobode
ispitanika, ili radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva.

dovoljno je napisati:

Ispitanik ima pravo, u slučaju nezakonite obrade njegovih osobnih podataka,
uložiti prigovor na obradu osobnih podataka da se e-mailom, pismom ili telefonom
obrati voditelju zbirke osobnih podataka ili službeniku za zaštitu osobnih
podataka.

Voditelj obrade više neće obrađivati osobne podatke osim ako dokaže da postoje
uvjerljivi legitimni razlozi za obradu koji nadilaze interese, prava i slobode
ispitanika, ili radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva.

U web ili PDF obrascu koji ćemo dati ispitaniku koristi će se zamjesnka polja kako bi dali konkretan podatak o email adresi, broju telefona i sl.