Obrazac KPI je izvještaj koji po određenim pravilima “probire” računovodstvene stavke dokumenata i ispisuje ih u obrazac.
Ne postoji mogućnost direktnog upisa u Obrazac KPI, već je potrebno upisati dokument sa računovodstvenim stavkama koji će se prema niže opisanim pravilima ispisati u Obrazac KPI. Ispravak bilo kojeg podatka koji ulazi u KPI će promjeniti Obrazac KPI, bez obzira na zaključivanja i prijenose godina.

U Obrazac KPI se ispisuju podaci samo iz računovodstvenih stavaka zaključenih dokumenata koja su knjižena na kontima koji imaju upisan podatak u polju KPI - Temeljnica za Knjigu primitaka i izdataka.

Računovodstvene stavke u Obrazac KPI mogu ući Direktno ili Po zatvaranju.

Direktno u Obrazac KPI, bez obzira na zatvaranje, ulaze računovodstvene stavke sljedećih zaključenih dokumenata koja su knjižena na konta koja ima upisan podatak {KPI} :

• 41-Promjene na OSA:
  • RAS - Rashod (otpis)
  • AMO - Amortizacija
• 75-Izvod:
  • IZV-Izvod - Stavke knjižene na konta koja imaju postavljenu oznaku {Direktno ulazi u KPI}
  • PP-Paypal - Stavke knjižene na konta koja imaju postavljenu oznaku {Direktno ulazi u KPI}
• 79-Temeljnice:
  • KPI - Temeljnica za Knjigu primitaka i izdataka
  • TEC - Tečajne razlike
  • TES - Svođenje na srednji tečaj
• 109-Izdatnice:
  • Troškovi osobnih vozila PDV na 50%
  • Reprezentacija, promidžba
  • Prekomjerni otpis, kalo, lom i manjak
• 213-Dnevni prometi:
  • 213-HIP Dnevni promet Hrana i Piće
  • 213-TRG Dnevni promet Trgovina
• 221-Inventure:
  • 221-MAN Dopušteni manjak
  • 221-MAP Prekomjerni manjkovi

Računovodstvene stavke sljedećih dokumenata se ispisuju u Obrazac KPI ukoliko su ispunjeni sljedeći uvjeti:

1. Ukoliko se radi o Ulaznom računu (URA), u glavi dokumenta je uključen {Ulazi u KPI},
2. Knjiženo je na kontu koji ima upisani podatak {KPI},
3. Na kontu je postavljeno Zatvaranje stavaka,
4. Stavke je zatvorena.

• 11-Putni troškovi:
  • LV-Loko vožnje
  • PN-Putni nalog
• 31-Blagajna:
  • XD-Dobavljač (uplata/isplata)
  • XP-Kupac (uplata/isplata)
  • XC-Član (uplata/isplata)
• 75-Izvod:
  • IZV-Izvod
  • PP-Paypal
• 79-Temeljnica:
  • TEM-Standardna temeljnica

Napomene:

• Stavka može biti djelomično ili u cijelosti zatvorena. U Obrazac KPI se ispisuje samo zatvoren iznos.
• Iznos koji će se ispisati u Obarazc KPI zavisi o vrsti obračuna PDV-a pa se ispisuje
  • Samo osnovica,
  • Samo PDV,
  • Osnovica + PDV
  • ili je stavka oslobođena PDV-a.
• Iznimka je kada je PDV Ne može se odbiti sa razlogom U - 50 - Reprezentacija i slično - ne može se odbiti 100% PDV-a, tada se u stupcu “Izdaci iz čl.33” Obrasca KPI ispisuje 1/2 iznosa.
• Ulazni račun (URA) u kojem je upisan podatak {Platio zaposlenik} ulazi u Obrazac KPI po osnovi zatvaranja konta dobavljača u stavkama URA.
• Dokument kojim je izvršeno zatvaranje ne smije biti storniran.
• U računovodstvenim stavkama dokumenta smije biti samo jedna stavka knjižena na kontu sa zatvaranjem stavaka i koji ima upisan podatak {KPI}. Ukoliko se u dokumentu upiše dvije stavke sa takvim kontima, KPI će biti neispravan.
• U rubrici Izdaci iz čl.33 obrasca KPI će se ispisati zbroj svih stavaka u predmetnom dokumentu knjiženih na kontima koji u podatku {KPI} imaju upisano “Izdaci iz čl.33 (dugovno)”. Ukoliko je “osnovna” stavka (ona sa kontom koji se zatvara) djelomično zatvorena, ispisani iznos će biti usklađen u srazmjeru zatvaranja.